גיבוש שפה ותרבות ארגונית


גיבוש שפה ותרבות ארגונית

, במאמרו  Shaping Company Culture Through Language, מספר שהיה לו פעם בוס שאסר על עובדיו לומר "סליחה".

"בין אם דיברנו עם לקוח, מנהל או אחד עם השני, אף אחד לא הורשה לומר "סליחה" בשום פנים ואופן. במקרה הרע, הוא הסביר ואמר שאנחנו מצטערים זו הודאה באשמה שעלולה להביא לתוצאות משפטיות עבור החברה. ובכלל, באופן כללי, הוא הרגיש שהתנצלות נוטה להישמע חלולה ואוטומטית...
הוא ממשיך ומספר איך ההנחיה והמגבלה הובילו את כלל עובדי הארגון לחפש פתרונות.        "במקום להתנצל על האיחור בדו"ח או על שגיאות, היינו עוברים ישר ל"איך אוכל לתקן זאת?" והפכנו מצבים שליליים לדיאלוגים על התקדמות. הסרת מילה אחת מאוצר המילים המקצועי שלנו הפכה לתרגיל הכשרה מתמשך שלימד חשיבה ביקורתית, פיתרון בעיות ובעלות על עבודתנו וביצועים קולקטיביים.

 השפה משקפת את דרך החשיבה והאינטראקציה שלנו עם העולם. מהצהרות החזון או האופן בו הארגון תופס את שליחותו בעולם, ועד טאבו על מילים כמו סליחה, שפת הארגון מעצבת את תרבותו, ותרבותו מעצבת את אנשיו. הבוס שלי הבין זאת, והשתמש בשפה כדי להשפיע על הדרך בה עבדנו וקיים אינטראקציה כחברה."

שפה ארגונית היא הטרמינולוגיה של השיח אותו ארגונים מייצרים כדי לתקשר עם קהלים פנימיים וחיצוניים שלהם.
שפה ארגונית משותפת היא אחד היסודות הקריטיים לתפקוד מיטבי של אנשים וצוותים בארגונים.
שפה משותפת משמעותית מאוד לתקשורת ברורה ויעילה בין מנהלים לצוותים ועובדים, בין בעלי תפקידים או ממשקים שונים ומתוך כך גם על איכות תהליכי העבודה ותוצאותיה.
בנוסף, יש לה השפעה עצומה על המשאב האנושי: הביטוי "שפה משותפת" מדבר על נוכחות או היעדר של "כימיה" וחיבור בין בני אדם. מעבר לחיבור או העדר חיבור בין אנשים ספציפיים, השפה מייצרת את משב הרוח בארגון ומטעינה אותו, היא יכולה לטפח תחושה של אחדות וחברות או הפוך - לייצר אוירה עכורה או מנוכרת.
ממש כמו בחברה, תרבות, קהילה או משפחה - לשפה יש מקום משמעותי בכל הנוגע ליצירת זהות ותרבות משותפת, בטחון, שייכות, אמון, שיתוף והנעה פנימית. היא משפיעה על איכות מערכות היחסים הנבנות ומתקיימות בתוך הארגון ועל התחושות שאנשים מסתובבים איתן ביחס לארגון ולעבודה.
כשנוצרת בארגון שפה "מקומית", שכל העובדים בקיאים ומשתמשים בה, מתחזקת תחושת הקהילתיות, על כל הערכים המוספים שלה - עזרה הדדית, אכפתיות ושותפות באחריות על דרך ואיכות החיים בסביבה המשותפת.
בדומה לאופן בו אי אפשר לתאר לעיוור מלידה צבע, השפה הפנימית של ארגון היא משהו שזר לא יבין.

לשפה המשותפת יש כמה רובדים:

שפה מקצועית ספציפית ומשותפת לתחום, למגזר או לעשיה הארגונית - פיזיותרפיסטים, עורכי דין, אנשי חינוך בגישה מסויימת וכל העוסקים בתחום דעת או עשיה אלה ואחרים חולקים שפה משותפת בסיסית שנוסעות מעולמות הידע והעשיה. דוגמא לכך היא העובדה שבכל תחום עיסוק נמעני הארגון מכונים אחרת: לקוחות, פציינטים, מתנדבים, תלמידים או קליינטים.

מושגים שנבנו באופן ספונטני מתוך העשיה והניסיון המצטבר בענף בכללותו או בארגון המסויים- לכל ענף ולרוב הארגונים יש ניבים ייחודיים משלהם, מלאים בראשי תיבות, ז'רגון, סלנג, בדיחות פנימיות וקיצורים.  חלק גדול מכך צומח באופן טבעי מתוך צורך ביעילות - קיצור שמות של דוחות, פרויקטים, מחלקות וכו'. נוספים על כך שמות קוד, שפה או הומור פנימי  שמתייחסים למשימות או לקוחות מסויימים, ציוני דרך בלתי נשכחים או חוויות משותפות.

הבנות והסכמות שגובשו ונוסחו בתהליך יזום ומכוון  - שפה זו יכולה לאגד חזון מסויים, מערכת ציפיות, יישור קו תפיסתי בנוגע לסוגיות שונות ועוד. למשל, גיבוש הקוד האתי של חניכי תנועת נוער או של מנהלים בארגון מסויים. 


יתרונות יצירת שפה משותפת

יצירה ופיתוח מודעות עצמית לשפה - שבה אנו משתמשים כיחידים, מחלקות, צוותים וארגונים.
מודעות זו מאפשרת לזהות גורמים מעכבים ומכשולים מסוגים שונים, לזהות פערי תפיסה או גישה ולהיפתח להזדמנויות לשנות הרגלים.
התכנסות יזומה במטרה לבנות ולנסח הגדרות משותפות למונחים ורעיונות משמעותיים, תהליכי עבודה וערכים מובילים היא נקודת התחלה חשובה לכל פרויקט או ענף שיש בו הובלה משותפת כמו יצירת תוכנית או הרכבת הצוות.

יצירת הבנה משותפת, תיאום ציפיות ויישור קו.

גיבוש תחושות זהות ושייכות לארגון כקהילה

חיזוק תחושת אחווה, תרבות משותפת וקשר בין העובדים - "דומה מושך דומה". 

תקשורת אפקטיבית ויעילה - בהירות בהעברת הנחיות, מסרים ועבודה בין ממשקים. קיצור דרך.

מזעור אי הבנות - שפה משותפת ומתואמת  מייצרת תיאום ציפיות, יישור קו הבנות משותפות

תדמית עסקית אמינה - עקביות והלימה בין גורמים שונים בארגון מעבירה מסר של אחידות ולכידות, ואלו מבססות תחושות אמון וביטחון אצל הלקוחות.

למידה משותפת מטעויות - ובניית שפה שלוקחת בחשבון כשלים שעלולים לנבוע ממינוחים לא מדוייקים או שלא עומדים בקנה אחד עם המסר, התדמית או התוצאות שברצוננו לייצר ולהגיע אליהם.


איך מגבשים שפה משותפת?

ההבדל בין בניית גדרות לפתיחת דלתות בשפה הוא שילוב של כוונה ותשומת לב.

"מרקור" מרכיבים וביטויים ייחודיים לארגון  - דרך זיהוי ואיתור מילות מפתח, הגדרתם וטעינתם במשמעות ויצירת הסכמה על אופן השימוש בהן.

שיתוף העובדים בתהליך גיבוש השפה - במטרה לייצר אותנטיות, ההזדהות וחיבור ולהקל בכך על ההטמעה והיישום.

איתור תפיסות שגויות או פערים - הנובעים ונוגעים למינוח ופרשנות של השפה.

זיהוי מקומות שבהם יש צורך להתחיל מההתחלה או לחזור לקו הזינוק - זיהוי תהליכים או מושגים שיש להגדיר מאפס או להגדיר מחדש

זיהוי מצבים שבהם השפה מובילה למקומות טעונים רגשית - למשל בין דרגים, גורמים או ממשקים שונים.


לפרטים נוספים על סדנא לבניית שפה ארגונית משותפת ולהתאמה אישית שלה, מוזמנים ליצור קשר.