שלבים וצרכים בפיתוח צוות מנהלים מוביל


20 Apr
20Apr


שייכות ועבודה בצוות יעיל, יציב והרמוני היא עבור רבים מאתנו (לפחות עבור כל מי שעובד בצוות) מרכיב משפעותי בתפיסת הארגון והתפקיד וגורם מרכזי המשפיע על התחושות הנלוות לביצוע העבודה המקצועית והתפקוד היומיומי.

"צוות", במובן העמוק של המילה, זקוק למיומנויות וכלים שיאפשרו לו לתפקד ולנוע יחד (וכל אחד לחוד) תוך יכולת לשתף בתהליכים ובידע, ליצור הסכמות, לקבל החלטות ועוד.
גיבוש צוות חזק לוקח לרוב זמן ודרך, וחבריו עוברים שלבים משמעותיים בתהליך שבו הם הופכים מאוסף של זרים, או עמיתים לעבודה, לקבוצה מאוחדת שפועלת יחד מתוך שפה ומטרות משותפות.

אפשר להקביל את מסע ההתפתחות של צוות למערכת יחסים זוגית, מהדייט הראשון ששני הצדדים מנומסים, מתרגשים, תוהים, מצפים, דרך הבשלה של הקשר כשלאט לומדים להכיר, פותחים עוד ועוד קלפים, מפתחים אמון וביטחון, אוספים כאבים ומתמודדים עם מהמורות, מתמקדמים יחד במסע משותף "למרחקים ארוכים" שצריך בו הרבה אורך רוח, הכלה, התמדה ורצון.

Forming, Storming, Norming, and Performing : תורת האבולוציה הצוותית

ב-1965 פסיכולוג בשם ברוס טוקמן (Bruce Tuckman) פיתח מודל קליט שעוסק בנושא אוניברסלי ועל-זמני:
שלבי ההתפתחות של צוות, השלבים, המעברים וההבשלה שלו בדרך המשותפת שדומה קצת למסע שעוברת משפחה דרך אתגרים, שינויים והתבגרות של כל אחד ואחת בתוכה ויחד כקבוצה.
המודל משמש כלי עזר לזהות את השלב שבו הצוות נמצא, לאפיין ולנתח את הצרכים הרלוונטיים לאותו שלב ולאתר את המענים המתאימים שיעזרו להתקדם יחד לשלב הבא.

Forming, Storming, Norming, and Performing - כל שלב ממלא תפקיד חשוב וחיוני בבניית צוות יציב ומגובש בעל תפקוד גבוה ומטרת העל היא להגיע לשלב הרביעי - שמאופיין בפרודוקטיביות גבוהה, צמיחה מתמדת וחגיגת הישגים משותפים.
בתהליך פיתוח והתפתחות של צוות, מפות חשיבה יכולות לשמש כלי עבודה חיוני למתן מענה ורסטילי למגוון רחב של צרכים ניהוליים ובין-אישיים.

הנה מפת חשיבה שמסכמת את ארבעת השלבים, שעוסקים בפיתוח הצוות לשלב של שיא, גם מבחינת תפקוד וביצועים וגם מבחינה אישית ורגשית - בניה והתפתחות של מיומנויות ותחושות מיטיבות.
(יותר מעשור מאוחר יותר, בשנת 1977, הוסיף טוקמן שלב חמישי - "adjourning" (תורגם לדחיה או אבל) - שלב שמתרחשת בו השלמה של המשימה ופירוק הצוות).

אפשר לתאר במפת חשיבה גם תהליכים כרונולוגיים ולכן קוראים וכותבים אותה מכיוון השעון.
למרות שבמודל ובהתאמה גם במפה, השלבים מוצגים כציר התקדמות - צריך לזכור שהתהליך הוא לא בהכרח ליניארי אלא יותר נכון לתאר אותו כספיראלי.
כמו במשחק "סולמות ונחשים", במהלך חיי הצוות, יש אירועים, שינויים או משברים (כמו עזיבה או הצטרפות של חבר צוות) שיחזירו לשלבים של התהוות וסערה, התעוררות של צרכים או קונפליקטיים ראשוניים יותר או ואולי קפיצת גדילה משמעותית כשהצוות הרמוני או מתואם במיוחד.


שלב הרכבת הצוות (Forming)

השלב הראשון הוא שלב הגיבוש הראשוני של הצוות, הוא דומה ליום הראשון בעבודה או בלימודים או- אם ניקח את זה לכיוון יותר רומנטי - לדייט הראשון.
זה שלב ההכרות, או החיבור הראשוני כצוות, (אם הוא גוייס למטרה מסויימת) בדרך כלל יש התלהבות וההתרגשות, כולם נעימים ומנומסים, נרגשים וסקרנים להכיר ולראות לאן הדברים יתפתחו.
לצד הסקרנות, השמחה והציפיה יש גם חוסר ודאות, חלק מחברי הצוות עשויים להרגיש חששות או חרדת ביצוע.
המשתתפים מתמודדים עם שאלות ותהיות גם ברמה האישית (איך יהיה לי? האם אעמוד בציפיות?) וגם לגבי עתיד תפקוד הצוות, העמידה בדרישות ובמשימות וכו'.
בשלב זה התפקידים והאחריות האישיים וגם סגנון ואיכות העבודה בין חברי הצוות עדיין לא ברורים ויש צורך ותלות בהובלה, הדרכה והכוונה. התקשורת חיובית מתוך נכונות ומוטיבציה של תחילת הדרך המשותפת ורצון לייצר רושם ראשוני חיובי בקבוצה.
מנהל הצוות צריך להיות מוכן לענות על הרבה שאלות, לחבר את החברים למטרות הצוות ומשימותיו, הקשר עם הארגון, הלקוחות ושותפים לדרך.
בשלב הזה חשוב לחברי הצוות להשיג ולבסס בהירות, אמון, ביטחון ושייכות, לפתח מערכות יחסים ולהבין באיזה חלק ותפקיד כל אחד משחק. אין עדיין הישגים ופרודוקטיביות משמעותית. כמו בזוגיות, עוד לא נאספו חוויות ופירות משותפים. זאת רק ההתחלה.
הצרכים המרכזיים בשלב ה-FORMING הם קליטה ואוריינטציה טובה לכל משתתף ברמה האישית, וברמה הצוותית - יישור קו ויצירת "חוזה משותף".


איך נוכל להיעזר במפות חשיבה בשלב ה-Forming ?
הכרות אישית ומקצועית זה עם זה (רקע, ניסיון, תחומי ענין וכישורים)
הגדרת מבנה הצוות, תפקידים ותחומי אחריות,ניסוח חזון הצוות ו/או הפרוייקט.
בניית ציר זמן ותכנית פעולה ראשונית.
הגדרת מדיניות כללי בסיס ותפקידים.
קביעת מטרות ויעדים ברורים.


מפת חשיבה לפרוייקט, רשות העתיקות


שלב הסערה ( Storming)

בשלב זה הקבוצה עוברת לשלב שכשמו כן הוא - סוער :) כשחברי הצוות מותחים את הגבולות שהונחו בשלב הרכבת הצוות.
אם נחזור למטאפורה הזוגית, השלב הזה דומה לשנה הראשונה. הקשר הולך ומתבסס, ההכרות השטחית מעמיקה, הצדדים נפתחים ומרגישים יותר נוח, עולים גם חילוקי דעות ואתגרים שונים.
עברנו את הדייטים הראשונים, והגענו לריבים הראשונים, מתוך החוויות המשותפות נחשפים הרגלים, סגנונות עבודה והתנהלות, התקשורת פתוחה יותר ומתגלעים גם חילוקי דעות ומתחים.

בשלב זה חברי הצוות מתמודדים עם תפקידם כאשר הם מנסים להתבסס לצד וביחס לחברי הצוות האחרים, ומאותגרים זה על ידי זה. מתגלעים החיכוכים והקונפליקטים הראשונים, על רקע סגנונות עבודה שונים, תסכול, לחץ, הצפה או הטלת ספק בערך הצוות או איכות הניהול של העומד בראשו.
ההגדרות הבסיסיות והכיוון המשותף כבר ברורים, אבל ההחלטות עדיין לא זורמות ומגיעות בקלות כקבוצה.
בשלב זה יכולים להיווצר "קליקות" ופלגים פנימיים, מאבקי כוח וניסיונות של מתיחת גבולות מול מנהל הצוות.
חלק מחברי הצוות יכולים כבר להרגיש נוח בשלב הזה להתנגד לביצוע משימות מסויימות או להעביר אותן הלאה.
אחרים עשויים לחוות לחץ בגלל השילוב של עומס עבודה והעדר רשת תמיכה או בוסריות מסויימת של הקשרים עם העמיתים לצוות - עדיין אין תחושת ערבות, נוחות וחופשיות מלאה.

המטרה המרכזית בשלב זה היא החזרת הצוות למיקוד ביעדים ובתכנית הפעולה המשותפת והימנעות מהסחות דעת על רקע מערכות יחסים ונושאים רגישים.
יכול להיות שכדאי לחזור לחזון, למטרות וליעדים שהוגדרו בהתחלה, לעדכן ולפרק אותם לפעולות יותר קונקרטיות, וספציפיות כולל חלוקת אחריות ברורה כדי להגדיל בהירות.
בנוסף, אפשר להתחיל לעבוד על מיומנויות אישיות וצוותיות במטרה לשפר את איכות התקשורת ותפקוד הצוות.


איך נוכל להיעזר במפות חשיבה בשלב ה-Storming ?
פירוק מטרות ויעדים כלליים למשמעויות ופעולות ספציפיות ופרקטיות
יצירת שפה משותפת דרך עיבוד ובחירת מילות מפתח, ערכים מובילים וקוד אתי והתנהגותי מוסכם.
חקר, ניתוח ופתרון בעיות וקונפליקטים מתוך פתיחות וגמישות מחשבתית
בניית תקשורת איכותית דרך שיתוף, הכלת נקודות מבט שונות וגישור על פערים.
למידה משותפת של מיומנויות חשיבה חיוניות דרך תרגול מיפוי חשיבה ויזואלי
(קבלת החלטות, חשיבה יצירתית, ניתוח והבנת עומק, זיקוק תהליכים מורכבים, תכנון ועוד)

מיפוי, פירוק וניתוח מטרה משותפת דרך מפת חשיבה

מפת חשיבה שנבנתה בסיעור מוחות של צוות מנהלים מוביל לניסוח קוד משותף


שלב הנורמליזציה (Norming)

בהדרגה יש מעבר לשלב הרמוני יותר.
בשלב זה הצוות מגשר על הפערים - הן על הפער הראשוני שנוצר בין הציפיות ההתחלתיות למציאות היומיומית, והן על ההבדלים בסגנונות העבודה והתקשורת.
נוצרים הסכמה וקונצנזוס על הנושאים המרכזיים, ואם נמשיך בדימוי הזוגיות - כל אחד מוצא את מקומו, תפקידו ותדמיתו בצוות. לומדים לחיות יחד, להכיל, להשלים ולגבות אחד את השני, מודעים לחוזקות ולחולשות של כל אחד ולומדים לתפקד ולהמשיך יחד גם כשקשה.
התפקידים והאחריות ברורים ומקובלים זה על זה, החלטות גדולות מתקבלות יחד, החלטות קטנות יותר ניתנות להאצלה ליחידים או לצוותים קטנים בקבוצה.
הגמישות ויכולת ההכלה גדלות ואיתן מתחזקות גם תחושות השייכות, המחויבות והאחדות. לעיתים הצוות נפגש ומבלה גם מחוץ לשעות העבודה, ונוצרים קשרי חברות.
הצוות דן ומפתח את התהליכים ואת סגנון העבודה שלו, והחברים מרגישים נוח לפנות זה לזה להתיעצות, עזרה במשימות וקבלת משוב בונה.
המנהיגות בשלב זה יותר מקלה ומאפשרת.
לפעמים יש חפיפה ממושכת בין שלב הסערה לשלב לשלב הנורמה, כי כשמשימות חדשות, חששות או משברים עולים, הצוות עשוי לחזור פנימה להתנהגות סוערת.

מבחינת הצרכים והמטרות, אם בשלבים הקודמים הדגש היה על יצירת בהירות ומיקוד בהגדרת המשימות, בשלב זה הדגש הוא על מיקוד במשימות עצמן, לצד תהליכי מדידה והערכת הביצועים, ההישגים והפרודוקטיביות.


איך נוכל להיעזר במפות חשיבה בשלב ה-Norming ?
תכנון וניהול תהליכים, משימות והפרוייקטים
למידת עמיתים - שיתוף ידע וניסיון, הצלחות ומטעויות
שיקוף וניתוח דילמות משותפות
ניהול תהליכי קבלת החלטות
חלוקת תחומי אחריות
יצירה וחיזוק שיתופי פעולה בין ממשקים
סיעור מוחות ויזואלי למדידה ובקרת הישגים, קשיים ואתגרים בטווח הקרוב והרחוק
העמקת ההכרות וגיבוש

מנהלות עובדות על פרוייקט משותף דרך מפת חשיבה

ניתוח סוגיה מקצועית דרך מפת חשיבה 

שלב הביצועים (Performing)

השלב הרביעי הוא שלב הביצוע. כמו בזוגיות ותיקה וטובה - הצוות חווה יציבות ופועל ומתפקד מתוך הכרות עמוקה, מעורבות ואכפתיות.
יש תחושות סיפוק ובטחון, מודעות עצמית הן ברמה האישית והן ברמה הקבוצתית, הערכה ומחוייבות הדדית, שיתוף בידע, ניסיון ותובנות מתהליכי עבודה אישיים ומשותפים.
העבודה מובילה באופן זורם להשגת היעדים, שמובילה לחגיגת ההישגים ותחושת ערך.
מטרת הקבוצה נתמכת וממומשת דרך המבנים והתהליכים שהוגדרו, בשילוב עם התאמות ודיוקים שנעשו לאורך הדרך ולמידהמהניסיון המשותף בשטח.
זה מרגיש טבעי, זורם ומהנה להיות חלק מהצוות, (לפחות ביחס לשלבים האחרים) וכשאנשים מצטרפים או עוזבים מסיבות שונות זה לא משפיע או מאיים על הביצועים.
לצוות ברור למה ואיך הוא עושה את מה שהוא עושה, הוא מודע יותר לאסטרטגיות שעובדות ולמקומות שיש צורך לחזק, יש לו חזון משותף והוא מסוגל לעמוד על רגליו ולקבל החלטות ללא התערבות או השתתפות מצד ראש הצוות.
חילוקי הדעות מתרחשים, באופן טבעי, אבל גם נפתרים באופן אפקטיבי בתוך הצוות, ושינויים הכרחיים בתהליכים ובמבנה נעשים על ידי הצוות מתוך דרגה גבוהה של אוטונומיה.
יש דגש על השגת יתר של יעדים, ישנה מסוגלות ובשלות לעבוד לקראת השגת המטרה, וגם לדאוג לתקשורת והבנת תהליכי העבודה שבדרך.
חברי הצוות דואגים זה לזה, מתוך נכונות ורצון לקבל אחריות ולעמוד במשימות ופרוייקטים.
אין בשלב זה כבר צורך בהדרכה, ואם יש בקשה לעזרה, היא מכוונת לסיוע בהתפתחות אישית ובין- אישית.

איך נוכל להיעזר במפות חשיבה בשלב ה-Performing ?
חגיגת הצלחות משותפות
העמקת כישורים ורכישת מיומנויות נוספות ועדכניות
* רפלקציה על הדרך המשותפת ואיסוף תובנות לטובת צוותים ומנהלים חדשים (מתן ערך לארגון כ Role model)
* בחינה ושיפור מתמיד ומיקוד בסוגיות מתקדמות, בחשיבה לטווח ארוך ומטרות חדשות ומרגשות 

מנהלים עובדים על פרוייקט טכנולוגי


4 השלבים לשימוש נכון במודל לטובת הצוות הספציפי שלכם

1. אבחון / זיהוי באיזה שלב הצוות נמצא?
2. הערכת מצב - מה נכון וצריך לעשות / להיעשות כדי להתקדם לשלב הביצוע (Performing) ?
3. תעדוף ובחירה של הדרכים והכלים  הנכונים שיוכלו לספק לצוות בהקדם מענה מתאים לצרכים הרלוונטיים.
4. הגדרת נקודות זמן ברורות וקבועות לבחינת מיקום הצוות ברצף השלבים כדי למלא את הצרכים המשתנים
   באופן רציף.

* * *

סדנאות לפיתוח צוותי מנהלים

הסדנאות נבנות בהתאמה לצרכים הרלוונטיים והייחודיים של צוות הניהול בארגון, עם התמקדות בתחומים נבחרים כגון קבלת החלטות, חשיבה יצירתית, פתרון בעיות, פיתוח ותפיסת תפקידים בצוות, הנעת תהליכים אסטרטגיים ועוד. לפרטים נוספים על פיתוח צוות מנהלים מוביל ולהתאמה אישית מוזמנים ליצור קשר.



הערות
* כתובת הדואר האלקטרוני לא תוצג באתר.