סדנת הכנה לבניית תכניות עבודה
אחת לשנה אנחנו מתמודדים עם אחת המשימות המורכבות והמאתגרות – בניית תוכנית עבודה שנתית.
שלב ההיערכות הוא תהליך למידה, חשיבה וקבלת החלטות והתכנית עצמה היא תוצר שלו - מסמך שממקד ומנחה אותנו באילו אופנים נפעל ואיך ננתב את המשאבים הארגוניים והאישיים: תקציב, כוח אדם, זמן, אנרגיה, תשומת לב ושיתופי פעולה.
תהליך ההכנה לבניית התכנית מצריך התבוננות אחורה ועיבוד (מה השגנו? לאן עוד לא הגענו? מה עבד? מה לא עבד?) לצד התבוננות קדימה וחשיבה מחדש על מטרות, הזדמנויות ודרכים חדשות להגיע למקום ולתוצאות שאותם אנחנו רוצים להגשים ולממש.
ההיערכות לבנית תכניות עבודה, למרות שהיא תהליך רוטיני, היא הזדמנות להתחדשות בחשיבה ובעשיה.
מפות חשיבה הן כלי עבודה ויזואלי ולא ליניארי לייצוג אינפורמציה ולפיתוח תהליכי חשיבה וסיעור מוחות, בדרך שמניעה ומאפשרת בחינה והבנת עומק, הרחבת נקודות המבט, גמישות מחשבתית, פיתוח רעיונות וכיווני חשיבה, הסקת מסקנות והשגת תובנות חדשות.
סדנת הכנה לתוכניות עבודה נועדה לסייע למנהלים ולצוותים להניע תהליך חשיבה (משותף ופרטני) יצירתי ואפקטיבי במפגש פרונטלי או דיגיטלי לבחירה, בצומת שנתית של בחינה והערכת מצב מחודשת.
מה הפוקוס?
דגשים וצרכים שנוכל להתמקד בהם בסדנת הכנה לתוכניות עבודה :
סיכום שנה / תקופה
הערכת מצב וארגון מידע, מיפוי הישגים והצלחות, לצד אתגרים וטעויות לצורך למידה והתבוננות קדימה
מיפוי ואפיון
סביבת פעולה ומאפייני שוק, הזדמנויות, לקוחות, משאבים ועוד
חיבור לחזון / "?why"
חיבור משותף ומחודש לחזון, מקורות ההנעה ומטרות העל שמובילים את העשיה, ובחינה איך נוכל להביא אותם לידי ביטוי ומימוש בתכנית
הגדרת מטרות ויעדים
מיקוד מטרות לתכנית העבודה ופירוקן ליעדים קונקרטיים ולמדדי הצלחה
חשיבה יצירתית ופתוחה
על אפשרויות חדשות ונוספות, הזדמנויות, רעיונות ודרכים למימוש יעדים ומטרות
תעדוף וקבלת החלטות
תהליך בחינה, הסקת מסקנות וגיבוש תובנות לגבי מוצרים, שירותים, מטרות או כיווני פעולה ובניית סדרי עדיפויות עדכניים
גיבוש מתוה
קביעת אבני דרך, אמצעים ושלבים לבקרה, לצורך למידה תוך כדי תנועה
חלוקת תפקידים ומיצוי משאבים
תיאום ציפיות ומיפוי של תחומי אחריות, משאבים, תפקידים ומרכיבים לביצוע מיטבי של תכניות ופרוייקטים
מטרת ומהלך הסדנא
הסדנא כוללת למידת מתודולוגיות וכלי חשיבה פרקטיים, ארגון ופיתוח חשיבה משותפת ו/או אישית לפי צורך והיערכות מעשית לתהליך החשיבה השלם ומימושו.
הסדנא משלבת היבטים ושלבים שונים לפי צורך: חיבור לחזון ולמטרות העל של הארגון (או ניסוח והגדרה שלו), הגדרה וזיקוק מטרות ויעדים, פירוקן למשימות ואבני דרך, תכנון, תעדוף, חשיבה יצירתית על רעיונות, אפשרויות וכיווני פעולה, בחירה והגדרת ערוצי ואופני המימוש, חלוקת אחריות והאצלת סמכויות, בקרה וניהול.
הסדנא משלבת עבודה אישית וקבוצתית, (ידנית או דיגיטלית לפי צורך) למידת עמיתים והתנסויות ייחודיות שמטרתן לייצר מבט פתוח או חשיבה מחודשת על מטרות ויעדים ארגונייים, תחומיים ואישיים, להניע ולקדם תהליך חשיבה ממוקד ותכליתי, להגיע לתובנות ולרעיונות חדשים כבר במהלך הסדנא עצמה ולגבש בסיס ותשתית משמעותית לתכניות העבודה.
למה דווקא מפות חשיבה ?
הערך והתועלת של מפות חשיבה לפיתוח וקידום תכניות, מטרות ופרוייקטים
ראיית רחבה והבנת עומק
מפות חשיבה משמשות כלי חזותי ונגיש שמאפשר לראות את התמונה המלאה: הישגים, מטרות, מוצרים, משאבים, ערוצי פעולה, קהלי היעד וכל תחום נוסף שעומד על הפרק. המיפוי הויזואלי המבוסס על מבנה מסתעף ובחירת מילות מפתח תמציתיות ובכך מעודד ומוביל להסתכלות רחבה ועם זאת עמוקה, כמו להתבונן במשקפי תלת מימד :).
zoom in- zoom out
כל חלק של המפה (ענפים ומילות מפתח) מהווה נקודת יציאה לבחינה, ניתוח ושיקוף היבט מסויים בתכנית, אותו ניתן להעמיק, למקד ולפתח בהתאם לצורך או לצרכים העולים באופן ספונטני.
גמישות מחשבתית וחשיבה יצירתית
המפה מאפשרת ומעודדת לבטא את נקודות המבט השונות של המשתתפים, לפרוץ תבניות וקבעונות חשיבה אישיים ומשותפים, לחקור ולתפוס מורכבות של נושאים וסוגיות ולייצר סיעור מוחות פורה, יצירתי ואפקטיבי. השיקוף הויזואלי והתמציתי של נתונים ורעיונות מאפשר זיהוי קשרים, ניגודים ומשמעויות חדשות ולא טריוויאליות.
זיהוי מורכבויות ופערים
מפת החשיבה היא דרך עוצמתית להציף להכיל גיוון ולזהות פערים שונים (ידע, דעות, גישות, תפיסות) ובמידת הצורך לבחון ולדון בהם בהעמקה (דרך "צלילה" לענף הספציפי במפה) ולהגיע למסקנות ותובנות. ההנאה מהדרך מאפשרת לנהל שיח פתוח ונינוח גם כשהנושאים מורכבים או "כבדים".
מיקוד וזיקוק אינפורמציה
עקרונות העבודה והמתודולוגיה מעודדת אותנו לדייק במשמעויות ובפרטים, להפוך מידע כללי לספציפי ולהציף מוקדים ונקודות התייחסות שעלולים להוות קושי במימוש התכנית.
דינאמיות ומעורבות גבוהה
עקרונות העבודה, הויזואליות והמבנה הדינאמי של תהליך המיפוי והסדנא עצמה,מעודדים שיתוף ומעורבות של כלל המשתתפים וחיבור ביניהם. תהליך העבודה ומפות החשיבה שנבנות במהלך הסדנא מאפשרים התבוננות משותפת, חיבור ושיח פעיל ופתוח.
מה מספרים על הסדנא?
תודה שוב על הסדנה, שזכתה לתגובות מצוינות. הצוות למד, הועשר ורואה את הכלי רלוונטי מאוד! באופן אישי נהניתי מאוד מהעבודה מולך ושמחתי מאוד להעמיק את ההיכרות שלי עם מפות החשיבה - זה כלי מדהים בעיני ואני מודה לך מאוד שהכרת לי אותו! מאמינה שיהיו לנו עוד הזדמנויות לעבוד ביחד בעתיד.
דפנה כהנא-דולב: רכזת תוכן ומנחה, הקרן לעידוד יוזמות חינוכיות
הי עינת תודה רבה על שבוע מדהים שלקח אותנו להמון מקומות חדשים ופתח בפנינו אפשרויות נוספות וכמובן כלי ניהול חדש. נהניתי מאוד לעבוד איתך, הובלת את הסדנאות ביד רמה, הצלחת ליצור עניין ולדאוג שכולם יהיו שותפים מלאים על אף האתגר שבזום. הפידבקים של כל המשתתפים לגביך היו מדהימים וכולם ממש אהבו את הכלים ,הדרך וההובלה שלך, בהחלט היית שינוי מרענן עבורנו במיוחד בתקופה שכזו".
קרן מלול: מנהלת איכות סביבה & Cost transformation, קימברלי קלארק
"עינת היקרה, נדמה לי שבשם כל משתתפי הסדנא מחברת Improve-IT אני יכול לומר שזו היתה אחת הסדנאות התורמות ביותר לנו במיוחד כאנשי מקצוע בתחום ההדרכה, החל מאופן העברת הסדנה על ידך גם מנחה מיומנת ומקצועית וגם מאוד נעימה ודרך התכנים המקצועיים של הסדנה והתרומה של החומר המקצועי למיקוד שלנו במטרה וליכולת לשבור ולצאת מהשבלונה של העבודה הרגילה, אז הרבה הרבה תודה ואני בטוח שנמשיך לשתף פעולה"
זיו גלבוע: מנכ"ל IMPROVE-IT
נשמע רלוונטי? בואו נדבר :)
יש לכם שאלה? רוצים להתייעץ לגבי הצורך המדוייק של הארגון או הצוות שלכם? מוזמנים להשאיר הודעה ואחזור בהקדם, או פשוט להתקשר.
- einat@einatlahav.co.il