סדנת הכנה לתכניות עבודה


סדנת הכנה לתכניות עבודה

תוכנית עבודה היא מתווה של מערך מטרות, יעדים ותהליכים שבאמצעותם צוות או אדם יכולים להשיג אותם ולהבין ולארגן את מכלול המשמעויות הכרוכות במימושם.
תכניות עבודה דומות למפה או מצפן שמאפשרים להישאר מכוונים ורתומים לדרך מסויימת ולהגיע אליה דרך אבני דרך ומסלול מסויים ומוגדר.
באמצעות תוכניות עבודה מתקיים פירוק ומיפוי של תהליך או מטרה גדולה או גנרית למשימות קטנות, ספציפיות וניתנות להשגה בפרק זמן מסויים.
תוכניות העבודה מאפשרות להביא לידי חשיבה וביטוי שילוב נקודות מבט: תמונת הכאן ועכשיו יחד עם תמונת היעד או העתיד - לאן רוצים להגיע ובעיקר, איך נגיע לשם.
מדובר בתוכניות הנבנות לרוב לקראת סוף השנה האזרחית, תקופה של סיכומים וניתוחים ונתכווננות מחודשת לפעולות, לעדכונים ולשינויים הנדרשים לשנה הבאה.
בניית תוכניות עבודה היא משימה חיונית, מאתגרת ומורכבת, ובפרט בעידן החדש, המאופיין בקצה מהיר, במידע רב, בדינאמיות גבוהה ובחוסר ודאות.
מנהלים רבים מעידים שמפגשי החשיבה וההיערכות לבניית תכניות עבודה, נראים ומרגישים לפעמים מוכרים, גנריים וחזרתיים.
סדנת מפות חשיבה להכנה לתכניות עבודה נועדה לאפשר בחינה וחשיבה מחודשת בצומת ובתהליך החוזר על עצמו מדי שנה - באמצעות דרך עבודה ייחודית, אפקטיבית ושונה מהמוכר.
מיפוי חשיבה ויזואלי הוא כלי עבודה חוויתי, מתודולוגי ואפקטיבי שמניע ומייצר, באופן מיידי ואינטואיטיבי כמעט, הסתכלות רעננה על אינפורמציה, תהליכים, הישגים, מטרות ויעדים, ומאפשר ניתוח, הרחבת נקודות המבט, הסקת מסקנות ויצירת תובנות חדשות.

סדנת הכנה לתוכניות עבודה היא חלק מסדרת הסדנאות המודולרית "לנהל את החשיבה", שמטרתה להנגיש באופן חוויתי, יישומי וויזואלי כלי עבודה לחשיבה אפקטיבית המאפשרים למנהלים ולעובדים להתמודד באופן יעיל ומיטבי עם מגוון צמתים ומצבים המצריכים חשיבת עומק, ביניהם תכנון, למידה, פיתוח דרכי פעולה, פתרון בעיות, פיתוח רעיונות ועוד.
הסדנא מאפשרת ללמוד כלי חשיבה יישומיים ומתודולוגיים, בהתאמה ובדגש על צורך או מיומנות נבחרים, בשילוב חשיבה מפות וקיצורי דרך לניתוח יעיל, פיתוח רעיונות יצירתיים וקבלת החלטות מדויקות.
סדנת הכנה לבניית תוכניות עבודה כוללת למידה, מיפוי והיערכות לתהליך החשיבה השלם הכרוך במטרה זו, ומשלב היבטים ושלבים שונים: מיקוד, זיקוק וניתוח מטרות ויעדים, פירוקן למשימות ואבני דרך, תכנון, תעדוף, בחירה והגדרת ערוצי ואופני המימוש, חלוקת אחריות והאצלת סמכויות, בקרה וניהול.

הסדנא משלבת עבודה אישית וקבוצתית, למידת עמיתים והתנסויות ייחודיות שמטרתן לייצר מבט פתוח או חשיבה מחודשת על מטרה מסויימת, להניע ולקדם תהליך חשיבה ממוקד ותכליתי, להגיע לתובנות ולרעיונות חדשים כבר במהלך הסדנא עצמה ולגבש בסיס ותשתית משמעותית לתכניות העבודה.

מפות חשיבה ותוכניות עבודה

מפות חשיבה יכולות לספק בסיס מצוין לסיכומים תקופתיים, לניתוח ומיפוי ארגוני, להערכת מצב וארגון מידע, עבור תכנון תהליכי עבודה וקבלת החלטות.
בין היתר, המפות מקנות פורמט חזותי ונגיש שמאפשר לראות את התמונה המלאה של האתגרים, ההישגים, המוצרים, השירותים הלקוחות הפוטנציאליים, קהלי היעד, וכל תחום נוסף שעומד על הפרק.
תהליך העבודה מוביל למיקוד ותשומת לב לפרטים, זיקוק וניתוח מידע כללי, מורכב או לא ברור, והצפת פערים שעלולים להוות מחסום במימוש התכנית - חוסר של ידע, כלים, מיומנויות, מידע, אנשי קשר, משאבים מנטליים (מוטיבציה, שיתוף פעולה, ענין, השראה) ועוד.

בנוסף לכך, המפות מסייעות בגיוס גמישות מחשבתית כאשר מתבוננים על מטרות, סוגיות ושאלות שונות.
מפת חשיבה יכולה להיות פורמט ידידותי ואפקטיבי ביותר לסיעור מוחות משותף, דרך הצגה ויזואלית וברורה של נתונים, ניגודים, חיבורים, הסתעפויות ומורכבויות.
במפת חשיבה, כל ענף מבטא נקודת יציאה לעבור תהליך חשיבה משותף או אישי, אותו ניתן להעמיק, למקד ולפתח בהתאם לצורך או לצרכים העולים תוך כדי, לבטא את נקודות המבט של בעלי התפקידים וההנהלה, להעלות שאלות טעונות בדיקה ולשבץ נתונים.
מפות חשיבה מעניקות מנוע לקידום ופיתוח תהליכי חשיבה מעמיקים בעיתוי הכנת תוכניות עבודה ובמגוון צמתים ותהליכים נוספים, תוך זיהוי של השפעות וקשרים בין חלקי המפה, המשקפים את תמונת המצב, ומתן קיצורי דרך לתובנה משמעותית לגבי סוגיות ספציפיות ורלוונטיות.

צרכים ושלבים בהכנת תכניות עבודה - ואיך ניתן לקדם אותם באמצעות מפות חשיבה ?

מיקוד וניסוח מטרת העל של תכנית העבודה - חזון, תמונת עתיד או המהות העמוקה של המהלך, הפרוייקט או התכנית.
ניתוח וחקר הקונטקסט - בין אם מדובר בפרוייקט ממוקד או תכניות תקופתיות לשנת עבודה או חלק ממנה. העיתוי, תמונת מצב, הישגים קודמים, אתגרים נוכחיים, סביבת פעולה, סביבה ארגונית ועסקית, מצב השוק ועוד.
הגדרת מטרות ויעדים לתכנית - אבחנה בין מטרות על ליעדים ספציפיים וממוקדים, מיקוד וניסוח תמונת התוצאות המבוקשות בעקבות התכנית, או תמונת העתיד אליה שואפים להגיע.
חקר וניתוח היעדים  באמצעות מפות zoom in ממוקדות לכל יעד ויעד:
- בחירה, זיקוק ודיוק מילות המפתח מאפשר להגיע ליעדים ברורים, מוחשיים ומעשיים.
- מפת החשיבה יכולה לסייע למפות ולהבחין בין יעדים לטווח הקצר, הבינוני והארוך.
- מפת חשיבה יכולה לעזור בהתייחסות לפרמטרים השונים שמסייעים להפוך את היעד לאיכותי. (למשל, יישום מודל SMART דרך מפת חשיבה על כל אחד מהיעדים על מנת לודא שכל אחד מהם ספציפי, מדיד, בר השגה, רלוונטי ומוגבל/מיועד לזמן מסויים ).
מיפוי משאבים, ערוצים ודרכי ביצוע ומימוש - כל מה שיהיה נחוץ ליישום התכנית.
זיהוי אילוצים, מגבלות, פערים/חוסרים ומרכיבים שיש לגביהם סיכון או חוסר ודאות - במטרה לצפות, למזער ולהיערך באופן מיטבי.
שימוש במפת חשיבה לצורך חלוקת תפקידים - מיפוי משימות ותחומי אחריות.
מפת אסטרטגיה - שלבי פעולה ואבני דרך ליישום, בקרה וניהול התהליך.

 

לפרטים נוספים על סדנת הכנה לתוכניות עבודה ולהתאמה אישית שלה, מוזמנים ליצור קשר.